Mijn Mening ingebouwd voor Koraal: samenwerking als sleutel tot voortgang én draagvlak

‘Elke twee weken even schakelen hield het project in beweging.’ Aan het woord is Stefan Clement, projectmanager bij Koraal. Samen met Lisa Reijmers en Milou Golbach blikt hij terug op het inbouwen van Mijn Mening in BergOp – een vragenlijst waarmee cliënten van Koraal aangeven hoe tevreden ze zijn over de zorg en begeleiding. Lisa en Milou werken beiden bij Praktikon; Lisa als relatiemanager en Milou als projectmanager vragenlijsten.

De technologie waar Mijn Mening bij Koraal eerder op draaide, voldeed niet meer aan de veiligheids- en gebruikseisen. Koraal stelde daarom nieuwe wensen en eisen op, met nadruk op toegankelijkheid en betrouwbaarheid. Omdat BergOp al in gebruik was binnen de organisatie, lag inbouw van Mijn Mening in BergOp voor de hand. ‘We zagen al snel dat dit goed zou aansluiten,’ zegt Stefan. ‘Het paste qua kosten, beheer en functionaliteit. Toen hebben we doorgepakt.’

Bij de start van het project legde Koraal het eigenaarschap van Mijn Mening bewust bij de zorgteams en niet bij ICT, vertelt Stefan. ‘Daarmee vergroot je het draagvlak en zorg je ook voor een toepassing die aansluit op de praktijk; het gaat om de mensen die ermee werken.’ Praktikon dacht vanaf het begin mee over zowel de technische kant als de bredere implementatie. Lisa: ‘We hebben samen gekeken hoe Mijn Mening in BergOp kon worden opgenomen. Dat ging van inbouw tot verspreiding van de vragenlijst en het ophalen van de resultaten binnen de teams. We hebben bijvoorbeeld werkinstructies gemaakt en het secretariaat en de teamleiders goed meegenomen.’

Hoe werken cliënten en begeleiders ermee?

Een ander belangrijk uitgangspunt was dat de vragenlijst moest aansluiten op de beleving en behoeften van cliënten. ‘We hebben op basis daarvan bijvoorbeeld smileys als antwoordopties toegevoegd’, vertelt Milou. ‘Ook zijn we namens de inbouwafdeling van Praktikon bij Koraal langsgegaan om te zien hoe cliënten en begeleiders ermee werkten. Dat leverde praktische inzichten en aanpassingen op, zoals een groter lettertype en lettervormen die beter herkenbaar zijn.’

Bij de inbouw ontwikkelde Praktikon ook een dashboard dat de resultaten in BergOp op groepsniveau zichtbaar maakt. Zo krijgen teams inzicht in de resultaten op groepsniveau en kunnen zij zien welke thema’s rondom cliënttevredenheid aandacht vragen. De data worden binnen Koraal zelf geïnterpreteerd en gebruikt voor verbetering van de zorg.

‘Stefan reageerde snel; dat werkte aanstekelijk’

De samenwerking tussen Koraal, Praktikon, applicatiebeheerders, softwareontwikkelaars en andere betrokkenen was intensief maar laagdrempelig. Elke twee weken was er overleg, meestal kort en to the point. ‘Dat hield het project in beweging,’ zegt Stefan. ‘Het was voor mij ook een trigger om dingen intern op te pakken. Zo bleef de vaart erin.’ Lisa herkent dat: ‘Omdat ook wij goed wisten wie binnen Koraal waarvoor verantwoordelijk was, bleven de lijnen kort. En Stefan reageerde snel; dat werkte aanstekelijk.’

Op 1 september ging Koraal live met Mijn Mening in BergOp. De verspreiding van de vragenlijsten loopt via applicatiebeheer en teamleiders. Sinds de start is de lijst ruim 160 keer ingevuld. De overgang verliep opvallend soepel. ‘Er waren weinig vragen, dat is altijd een goed teken,’ geeft Stefan aan. ‘Het betekent dat de communicatie en begeleiding goed waren.’

Méér dan ‘gewoon een vragenlijst inbouwen’

Praktikon is nog betrokken om waar nodig verbeteringen door te voeren. Stefan: ‘We hebben op het gebied van spraak nog een tekortkoming. Veel cliënten willen dat de vragenlijst wordt voorgelezen. Maar de voorleesfunctie van de browser voldoet niet.’ Milou licht toe: ‘Bij het inbouwen concludeerden we dat de browserfunctie daarvoor geschikt zou zijn. Alleen blijkt in de praktijk dat die niet prettig genoeg werkt. We kijken samen met Koraal wat een goede oplossing hiervoor is.’

Ze vervolgt: ‘Wat ik mooi vind aan dit project met Koraal is dat het zoveel meer is geworden dan ‘gewoon een vragenlijst inbouwen’. Juist ook door die betrokkenheid van cliënten en door het goede teamwork.' Lisa vult aan: ‘De kennis en ervaring die we hiermee hebben opgedaan, nemen we ook weer mee in andere opdrachten en vraagstukken, heel waardevol.’

Gouden tip? ‘Maak een plan!’

Tot slot: heeft Stefan een gouden tip voor organisaties die met een soortgelijk project starten? ‘Maak een plan! Leg vast hoe je het gaat faciliteren, hoe je de afstemming zoekt, met welke frequentie. Een goed plan ligt ten grondslag aan een goede samenwerking en uiteindelijk het succes van je project. Maak je dat niet, dan moet je te veel bijstellen en dat is niet efficiënt.’ En, nu hij tóch tips aan het geven is: ‘Vergeet ook niet om de oude versie uit te schakelen in je applicatieomgeving. Doe je dat niet, dan wordt het rommelig en wek je verwarring.’